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Qu'est-ce qu'Asana ? Le suivi de la gestion des tâches simplifié

La gestion de projets entre des équipes, grandes et petites, n'est pas facile. Cela peut parfois devenir complexe et est souvent inefficace. C'est là que la société de gestion de tâches collaborative Asana espère aider. Il vise à simplifier le suivi des activités professionnelles, en réduisant le besoin d'e-mails et de réunions inutiles, ou - comme l'appelle Asana - tout ce qui concerne le travail.

Asana a été créé en 2008 par le co-fondateur de Facebook Dustin Moskovitz et l'ingénieur logiciel Justin Rosenstein après avoir constaté le besoin de coordonner plus efficacement les équipes au sein des opérations du réseau social. Ils se sont vite rendu compte que les géants de la technologie n'étaient pas les seules entreprises à pouvoir bénéficier d'une plus grande efficacité.



Il s'avère que ces difficultés de suivi du travail sont universelles dans toutes les organisations : plus votre équipe est grande et plus votre mission est grande, plus votre problème de coordination est important, ont écrit Moskovitz et Rosenstein dans un article de blog .



L'application est désormais utilisée par 25 000 clients payants, y compris des entreprises de nombreux secteurs, d'Uber et Airbnb à Spotify, Bed Bath & Beyond et même la NASA. C'est contre 13 000 en 2016.

Comment fonctionne Asana ?

À un niveau de base, le logiciel basé sur le cloud permet aux collègues de l'espace de travail Asana d'une organisation de suivre et de gérer l'avancement des projets. Par exemple, des workflows peuvent être configurés pour que les équipes RH gèrent le processus d'intégration des nouveaux employés.



À un niveau plus granulaire, des tâches sont créées pour surveiller les composants individuels d'un projet plus large.

Les équipes d'utilisateurs peuvent ajouter des tâches, les attribuer aux membres de l'équipe, fixer des dates d'échéance pour l'achèvement, commenter et partager des documents pertinents. Les notifications sur l'état des tâches - et les échéances imminentes - sont envoyées dans la boîte de réception d'un utilisateur.

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Le tableau de bord d'Asana fournit une vue de haut niveau de tous les travaux en cours, permettant aux utilisateurs de suivre les progrès au fur et à mesure que les tâches individuelles sont terminées.



Le tableau de bord d'Asana permet également aux utilisateurs d'accéder en un coup d'œil à une vue de haut niveau de l'état des projets.

[Asana] permet aux équipes des organisations de déterminer comment elles doivent travailler ensemble, a déclaré Margo Visitation, vice-présidente et chercheuse principale chez Forrester. Qu'ils veuillent travailler d'une manière qui soit motivée par des conversations ou par des tâches, ils ont la possibilité de travailler d'une manière qui est confortable pour l'équipe.

Raúl Castañón-Martínez, analyste principal chez 451 Research, a déclaré qu'Asana bénéficiera aux équipes qui s'appuyaient auparavant sur un ensemble diversifié d'outils tels que des feuilles de calcul, le partage de fichiers et même des applications de messagerie et de chat. À mesure que les projets deviennent plus complexes, il devient difficile de gérer le travail d'équipe de cette façon.

Le logiciel est relativement facile à utiliser par rapport à des outils de gestion de projet plus complexes tels que Trello et Smartsheet et s'adresse à un large éventail de professionnels. La conception des produits d'Asana est l'un de ses points forts, a déclaré Castañón-Martínez.

Contrairement aux outils de gestion de projet complets avec des fonctionnalités spécialisées, Asana suit une approche plus minimaliste pour éviter la surcharge de fonctionnalités, a-t-il déclaré. Il fournit un cadre flexible qui peut être utilisé par les travailleurs du savoir dans toute l'organisation pour planifier et suivre les activités par rapport à des objectifs communs.

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La vue Calendrier d'Asana permet aux chefs d'équipe et aux membres individuels de l'équipe de définir et d'afficher les échéances à venir pour les projets et les tâches.

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Visitacion a déclaré qu'Asana augmentait les capacités traditionnelles de planification et de livraison, en mettant l'accent sur la livraison plutôt que sur la planification. C'est un outil qui peut aider les organisations à livrer plus efficacement, à prendre des décisions plus efficacement, sur la base de plans créés à un niveau supérieur.

Asana garde un œil sur ses concurrents en gestion de projet et imite même certaines des fonctionnalités qu'ils offrent. Plus tôt cette année, par exemple, Asana a ajouté une fonctionnalité qui imite les fonctionnalités de base de Trello avec l'ajout de tableaux de projet de style Kanban.

'Nous voulons leur donner tout le crédit', a déclaré Justin Rosenstein, responsable produit d'Asana. « Ils ont fait un excellent travail en exécutant et en créant cette vue simple et visuelle. Mais nous voyons une opportunité bien plus importante parce que nous pensons fondamentalement que Boards n'est pas un produit, c'est une fonctionnalité.'

Bien qu'il existe des similitudes claires dans la présentation, Visitacion a déclaré qu'Asana se concentre plus clairement sur le soutien des équipes de professionnels que Trello.

Trello est lentement en train de devenir un outil davantage axé sur les affaires, mais la majorité des utilisateurs de Trello sont toujours des utilisateurs personnels, a-t-elle déclaré. … Être dans le monde Atlassian [Trello] est façonné pour ressembler davantage à un Asana, mais ce qu'Asana a depuis plus longtemps, c'est de se concentrer sur l'équipe plutôt que sur le personnel.

Caractéristiques et tarifs

Asana est disponible via un navigateur Web et une application mobile, avec prise en charge des deux iOS d'Apple - avec mises à jour récentes destinées spécifiquement à iOS 11 - et Android .

Il propose trois options de paiement : une version de base gratuite avec un accès limité aux fonctionnalités et aux niveaux Premium et Enterprise payants.

Le niveau gratuit prend en charge jusqu'à 15 membres d'équipe, avec un accès à des tableaux de bord et des fonctions de recherche limités, ainsi qu'à des projets de tâches et des conversations illimités.

Le niveau Premium coûte 9,99 $ par utilisateur et par mois lorsqu'il est facturé annuellement et ajoute des fonctionnalités telles que les contrôles d'administration et l'authentification unique ; il lève également les restrictions sur l'utilisation des tableaux de bord et la taille de l'équipe.

Le plan Entreprise offre des contrôles d'administration plus avancés, une image de marque personnalisée et une assistance le jour même. Il existe également des fonctionnalités supplémentaires de sécurité et de protection des données, notamment la suppression des données et les sauvegardes interrégionales. Les prix, selon les fonctionnalités incluses, sont disponibles sur demande.

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Ces niveaux correspondent à peu près aux prix de son rival Trello, qui propose également un système de tarification freemium, à commencer par une option de base gratuite, un forfait Business intermédiaire de 9,99 $ et un plan d'entreprise complet.

Asana a déjà lancé ses premières intégrations avec des fournisseurs de logiciels tiers et se connecte désormais à des outils de productivité tels que Google Drive, Jira, OneDrive, Dropbox et Slack. Google récemment annoncé qu'Asana sera accessible directement depuis Gmail.

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Les utilisateurs d'Asana peuvent accéder à l'application via un navigateur Web ou sur des appareils mobiles, avec des applications Android et iOS disponibles en téléchargement.

Croissance de la base d'utilisateurs de l'entreprise

L'objectif d'Asana pour l'avenir est clair : il vise à étendre ses opérations à l'échelle mondiale et à ajouter de nouveaux utilisateurs d'entreprise.

En 2016, elle a annoncé son intention de renforcer ses effectifs et d'améliorer le support client. Plus fréquemment, il a ajouté de nouvelles fonctionnalités telles que des champs personnalisés et des modèles de flux de travail.

La société a annoncé cette année des nominations de cadres supérieurs, avec Oliver en tant que responsable des ventes de Dropbox et Tim Wan en tant que responsable des finances mondiales. Wan était auparavant directeur financier d'Apigee, dirigeant la société lors de son introduction en bourse et de son éventuelle acquisition par Google.

L'entreprise envisage également des moyens de devenir plus conviviale pour l'entreprise. Nous investirons encore plus dans les fonctionnalités d'administration informatique, de sécurité et de flux de travail avancées pour répondre à la demande croissante d'Asana dans les grandes organisations complexes, a déclaré Chris Farinacci, directeur commercial d'Asana, dans un communiqué. article de blog . Farinacci est un ancien employé de Google.

Alors qu'Asana se concentre davantage sur les grandes entreprises, Castañón-Martínez s'attend à ce que l'entreprise améliore encore les fonctionnalités de sécurité et ajoute encore plus d'intégrations avec des tiers. La société a déjà beaucoup travaillé avec cela pour consolider sa position de fournisseur de logiciels informatiques, a-t-il déclaré.

Une autre opportunité est d'améliorer le produit avec l'intelligence contextuelle. D'une certaine manière, c'est ce qu'Asana réalise avec des intégrations à des applications telles que Dropbox, Google Drive, Slack, Gmail et autres. Ajout de l'IA et les fonctionnalités d'apprentissage automatique pourraient encore améliorer ses capacités et passer au niveau supérieur.

Asana vise une expansion internationale. Près de 40 % des revenus de l'entreprise proviennent de l'extérieur des États-Unis, ainsi que 45 % des clients payants. Dans cet esprit, il a annoncé le 2 novembre qu'il a agrandi son siège social EMEA à Dublin pour améliorer ses capacités de vente internationales et son support client, et lance des langues localisées internationales en français et en allemand. L'espagnol et le portugais suivront bientôt, la société a déclaré dans un article de blog .