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Aide-mémoire PowerPoint 2016 et 2019

Besoin de créer et de partager une présentation ? Si tel est le cas, vous vous tournez probablement vers l'application de présentation la plus populaire au monde, PowerPoint, l'une des applications principales de la suite Office de Microsoft.

Microsoft vend Office sous deux modèles : les particuliers et les entreprises peuvent payer la licence logicielle à l'avance et la posséder pour toujours (ce que l'entreprise appelle la version perpétuelle de la suite), ou ils peuvent acheter un abonnement Office 365 ou Microsoft 365, ce qui signifie qu'ils n'ont accès au logiciel que tant qu'ils continuent de payer les frais d'abonnement.



est-ce que l'utilisation du hotspot coûte de l'argent

Lorsque vous achetez une version perpétuelle de la suite, par exemple Office 2016 ou Office 2019, ses applications n'obtiendront jamais de nouvelles fonctionnalités, alors que les applications d'un abonnement Office 365/Microsoft 365 sont continuellement mises à jour avec de nouvelles fonctionnalités. (Pour plus de détails, voir Quelles sont les différences entre Microsoft Office 2019 et Office 365 ? )



Cette aide-mémoire vous informe sur les fonctionnalités introduites dans PowerPoint 2016 et PowerPoint 2019, les versions à licence perpétuelle de PowerPoint incluses avec Office 2016 et Office 2019, respectivement. Dans Office 365/Microsoft 365, PowerPoint possède toutes ces fonctionnalités, ainsi que plusieurs autres. Voir notre séparé Aide-mémoire PowerPoint pour Microsoft 365 pour voir toutes ses dernières fonctionnalités.

La plupart des conseils de cet article s'appliquent à la fois à PowerPoint 2016 et à PowerPoint 2019 pour Windows. Vers la fin, vous trouverez des conseils pour PowerPoint 2019 uniquement, puis nous terminons avec des raccourcis clavier pratiques pour les deux versions.



Partagez cette histoire : Informaticiens, nous espérons que vous transmettrez ce guide à vos utilisateurs pour les aider à tirer le meilleur parti de PowerPoint 2016 et 2019.

Utiliser le ruban

L'interface du ruban dans PowerPoint 2016 et 2019 n'a pas beaucoup changé par rapport aux versions précédentes. Étant donné que le ruban est inclus dans les applications de la suite Office depuis Office 2007, nous supposons que vous connaissez son fonctionnement. Si vous avez besoin d'un rappel, consultez notre aide-mémoire PowerPoint 2010 .

Comme dans PowerPoint 2013, le ruban dans PowerPoint 2016 et 2019 a un aspect aplati qui est plus net et moins encombré que dans PowerPoint 2010 et 2007. Le nouveau ruban est plus petit que dans PowerPoint 2013, la barre de titre est rouge plutôt que blanche, et le texte des onglets du ruban (Fichier, Accueil, Insertion, etc.) est un mélange de majuscules et de minuscules plutôt que de majuscules. Mais cela fonctionne toujours de la même manière, et vous trouverez la plupart des commandes aux mêmes emplacements que dans PowerPoint 2013.



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Le ruban n'a pas beaucoup changé depuis PowerPoint 2013. (Cliquez sur l'image pour l'agrandir.)

Pour savoir quelles commandes sont actives sur quels onglets du ruban, téléchargez notre référence rapide du ruban PowerPoint 2016 et 2019. Voir également la nouvelle fonctionnalité astucieuse de Tell Me décrite ci-dessous.

Comme dans les versions précédentes de PowerPoint, si vous souhaitez que les commandes sous les onglets du ruban disparaissent, appuyez sur Ctrl-F1. Pour les faire réapparaître, appuyez à nouveau sur Ctrl-F1. (Notez que les onglets du ruban - Fichier, Accueil, Insérer et ainsi de suite - restent visibles.)

Vous avez également d'autres options pour afficher le ruban. Pour y accéder, cliquez sur l'icône Options d'affichage du ruban en haut à droite de l'écran, juste à gauche des icônes pour minimiser et maximiser PowerPoint. Un menu déroulant apparaît avec ces trois options :

  • Ruban de masquage automatique : Cela masque tout le ruban, à la fois les onglets et les commandes en dessous. Pour afficher à nouveau le ruban, cliquez sur en haut de PowerPoint.
  • Afficher les onglets : Cela affiche les onglets mais masque les commandes en dessous. C'est la même chose que d'appuyer sur Ctrl-F1. Pour afficher les commandes sous les onglets lorsqu'ils sont masqués, appuyez sur Ctrl-F1, cliquez sur un onglet ou cliquez sur l'icône d'affichage du ruban et sélectionnez Afficher les onglets et les commandes.
  • Afficher les onglets et les commandes : La sélection de cette option affiche à la fois les onglets et les commandes.

Et si, pour une raison quelconque, cette jolie couleur rouge sur la barre de titre est trop pour vous, vous pouvez la transformer en blanc ou en gris. (Dans PowerPoint 2019, il existe également une option noire.) Pour ce faire, sélectionnez Fichier > Options > Général . Dans la section 'Personnaliser votre copie de Microsoft Office', cliquez sur la flèche vers le bas à côté de Thème Office et sélectionnez Gris foncé ou Blanc (ou Noir) dans le menu déroulant. Pour rendre la barre de titre rouge à nouveau, choisissez plutôt l'option 'Coloré' dans la liste déroulante. Juste au-dessus du menu Office Theme se trouve un menu déroulant Office Background — ici, vous pouvez choisir d'afficher un motif tel qu'un circuit imprimé ou des cercles et des rayures dans la barre de titre.

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Vous pouvez modifier la barre de titre rouge de PowerPoint en gris, blanc ou (dans Office 2019) noir. (Cliquez sur l'image pour l'agrandir.)

Il y a un changement très utile dans ce que Microsoft appelle la zone des coulisses qui apparaît lorsque vous cliquez sur Fichier sur le ruban : si vous cliquez sur Ouvrir, Enregistrer une copie, Enregistrer ou Enregistrer sous dans le menu de gauche, vous pouvez voir les services basés sur le cloud. vous vous êtes connecté à votre compte Office, tel que SharePoint et OneDrive. Chaque emplacement affiche son adresse e-mail associée en dessous. Ceci est très utile si vous utilisez un service cloud avec plusieurs comptes, par exemple si vous avez un compte OneDrive pour un usage personnel et un autre pour les entreprises. Vous pourrez voir en un coup d'œil qui est quoi.

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Vous pouvez également ajouter facilement de nouveaux services basés sur le cloud. À partir de l'écran qui vous montre vos emplacements en ligne, cliquez sur Ajouter un lieu et choisissez le service à ajouter. Notez, cependant, que vous êtes limité à SharePoint et OneDrive.

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La zone des coulisses (sous l'onglet Fichier) indique les services cloud que vous avez connectés à votre compte Office et vous permet de vous connecter à d'autres. (Cliquez sur l'image pour l'agrandir.)

Utilisez Tell Me pour accomplir des tâches rapidement

PowerPoint regorge tellement de fonctionnalités puissantes qu'il peut être difficile de se rappeler où les trouver toutes. Microsoft a facilité la tâche avec une fonctionnalité dans PowerPoint 2016 et 2019 appelée Tell Me, qui met même les outils enfouis ou ceux que vous utilisez rarement à portée de main.

Pour l'utiliser, cliquez sur le texte « Dites-moi ce que vous voulez faire » à droite des onglets du ruban. (Ceux qui préfèrent les raccourcis clavier peuvent appuyer sur Alt-Q à la place.) Ensuite, saisissez une tâche que vous souhaitez effectuer, telle que « modifier l'orientation du document ». Vous obtiendrez un menu indiquant les correspondances potentielles pour la tâche.

Dans ce cas, le résultat supérieur est une liste d'orientation du document qui, lorsque vous cliquez dessus, vous offre deux options : une pour définir l'orientation sur l'horizontale et l'autre sur la verticale. Cliquez simplement sur celui que vous souhaitez utiliser. Si vous souhaitez plus d'informations sur votre tâche, les deux derniers éléments qui apparaissent dans le menu Tell Me vous permettent de sélectionner des rubriques d'aide connexes ou de rechercher votre expression à l'aide de Smart Lookup. (Plus d'informations sur Smart Lookup ci-dessous.)

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La fonction Tell Me permet d'effectuer facilement à peu près n'importe quelle tâche. (Cliquez sur l'image pour l'agrandir.)

Même si vous vous considérez comme un pro de PowerPoint, essayez Tell Me. Cela vous fera gagner beaucoup de temps et est beaucoup plus efficace que de parcourir le ruban pour trouver une commande. Il se souvient également des fonctionnalités sur lesquelles vous avez précédemment cliqué dans la zone. Ainsi, lorsque vous cliquez dessus, vous voyez d'abord une liste des tâches précédentes que vous avez recherchées. Cela garantit que les tâches que vous effectuez fréquemment sont toujours à portée de main, tout en rendant les tâches que vous effectuez rarement facilement accessibles.

Essayez Smart Lookup pour la recherche en ligne

Si vous effectuez des recherches pour recueillir des informations pour les présentations, vous voudrez découvrir une autre fonctionnalité, Smart Lookup. Il vous permet d'effectuer des recherches en ligne directement dans PowerPoint pendant que vous travaillez sur une présentation, il n'est donc pas nécessaire de lancer votre navigateur, de rechercher sur le Web, puis de copier les informations dans votre présentation.

Pour utiliser Smart Lookup, cliquez avec le bouton droit sur un mot ou un groupe de mots et sélectionnez Smart Lookup dans le menu qui apparaît. PowerPoint utilise ensuite Bing pour effectuer une recherche Web sur le mot ou l'expression et affiche les définitions, toutes les entrées Wikipédia associées et d'autres résultats du Web dans le volet Recherche intelligente qui apparaît sur la droite. Si vous souhaitez simplement une définition du mot, cliquez sur l'onglet Définir dans le volet.

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Smart Lookup vous permet d'effectuer des recherches sur le Web directement dans PowerPoint. (Cliquez sur l'image pour l'agrandir.)

Smart Lookup est devenu plus intelligent au fil du temps. Lorsque la fonctionnalité a été lancée pour la première fois, elle n'était pas très efficace pour trouver des informations spécifiques et opportunes telles que le taux d'inflation actuel aux États-Unis. C'était beaucoup mieux pour trouver des informations plus générales, comme une biographie du pionnier de l'intelligence artificielle Arthur Samuel. Mais Microsoft a beaucoup travaillé dessus, et il fonctionne désormais également bien pour trouver des informations granulaires.

Gardez à l'esprit que pour utiliser Smart Lookup dans PowerPoint ou toute autre application Office, vous devrez peut-être d'abord activer la fonctionnalité de services intelligents de Microsoft, qui collecte vos termes de recherche et du contenu de vos présentations et autres documents. (Si vous êtes préoccupé par la confidentialité, vous devrez décider si le résultat de la confidentialité vaut la peine de faire des recherches directement dans l'application.) Si vous ne l'avez pas activé, vous verrez un écran lorsque vous cliquez sur Smart Lookup vous demandant de l'activer. Une fois cela fait, il sera activé dans toutes vos applications Office.

Collaborez en direct

La fonctionnalité la plus importante lancée avec PowerPoint 2016 pour ceux qui travaillent avec d'autres est la collaboration en direct qui permet aux gens de travailler ensemble sur des présentations depuis n'importe où dans le monde avec une connexion Internet. Pour ce faire, vous devez être connecté à votre compte Microsoft ou Office 365, et la présentation doit être stockée dans OneDrive, OneDrive for Business ou SharePoint Online.

Cependant, alors que les abonnés Office 365 ou toute personne utilisant PowerPoint Online peuvent voir les modifications que les autres utilisateurs de ces versions apportent à une présentation partagée en temps réel, les utilisateurs de PowerPoint 2016 et 2019 doivent enregistrer leurs présentations périodiquement pour voir et partager les modifications. Ainsi, même s'il s'agit d'une collaboration en direct, ce n'est pas en temps réel visibilité dans cette collaboration. Néanmoins, cela vous permet de travailler avec d'autres personnes sur la même présentation en même temps.

Pour collaborer sur une présentation, ouvrez-la, puis cliquez sur l'icône Partager dans la partie supérieure droite de l'écran. Si vous n'avez pas encore enregistré votre fichier dans OneDrive, OneDrive Entreprise ou SharePoint Online, vous serez invité à le faire.

Cliquer sur le bouton Partager ouvre le volet Partager sur le côté droit de l'écran. Considérez le volet comme un centre de commandes pour la collaboration. En haut du volet, saisissez les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez collaborer sur la présentation, séparées par des virgules. Au fur et à mesure que vous tapez, PowerPoint parcourt votre carnet d'adresses et affiche les correspondances trouvées ; cliquez sur la personne que vous souhaitez inviter. Si vous êtes sur un réseau d'entreprise, vous pouvez cliquer sur le carnet d'adresses à droite pour effectuer une recherche dans votre carnet d'adresses e-mail d'entreprise. Si une personne ne figure pas dans votre carnet d'adresses, saisissez l'adresse e-mail complète.

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Sélection des personnes avec qui collaborer via le volet Partager. (Cliquez sur l'image pour l'agrandir.)

Après avoir saisi les adresses, sélectionnez « Peut modifier » ou « Peut voir » dans la liste déroulante pour accorder aux collaborateurs des privilèges de modification ou de lecture seule. (Si vous souhaitez attribuer des droits différents à différents utilisateurs, envoyez des e-mails séparés ou vous pouvez modifier les autorisations de tout collaborateur ultérieurement en cliquant avec le bouton droit sur son nom dans le volet Partager.) Tapez un message dans la zone de texte si vous le souhaitez. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Partager. Un e-mail est envoyé à toutes les personnes avec qui vous avez partagé le fichier, affichant un bouton sur lequel elles peuvent cliquer pour ouvrir la présentation.

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Vos collaborateurs reçoivent un e-mail comme celui-ci lorsque vous partagez un document. (Cliquez sur l'image pour l'agrandir.)

Il existe une autre façon de partager un fichier stocké dans un OneDrive personnel pour la collaboration : en bas du volet Partager, cliquez sur Obtenir un lien de partage, et à partir de l'écran qui apparaît, choisissez Créer un lien de modification si vous souhaitez créer un lien vers le fichier qui permettra aux utilisateurs de modifier le fichier, ou Créer un lien en lecture seule si vous souhaitez créer un lien qui leur permettra de consulter uniquement le fichier. Créez ensuite un e-mail à l'aide de n'importe quel programme de messagerie, copiez le lien et envoyez-le.

Lorsque vos destinataires reçoivent l'invitation par e-mail de votre part, ils cliquent sur un bouton ou un lien pour ouvrir la présentation, qui s'ouvre dans PowerPoint Online dans un navigateur Web plutôt que dans le client de bureau PowerPoint. À ce stade, ils peuvent voir la présentation mais pas la modifier. Les utilisateurs qui ne sont pas connectés à un compte Microsoft verront un bouton Modifier dans le navigateur ; une fois qu'ils ont cliqué dessus, ils peuvent commencer à éditer dans la fenêtre de leur navigateur. Les utilisateurs connectés verront un menu Modifier la présentation, à partir duquel ils pourront choisir Modifier dans PowerPoint pour ouvrir le fichier dans la version client de PowerPoint, ou Modifier dans le navigateur pour travailler dans la version Web gratuite.

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La version Web n'est pas aussi complète que la version client - par exemple, il n'y a pas autant de transitions et d'animations, vous ne pouvez pas enregistrer votre écran depuis PowerPoint et vous ne pouvez pas créer de diaporamas ou utiliser plusieurs autres fonctionnalités . Mais pour l'édition de base, cela fonctionne très bien.

Lorsqu'un ou plusieurs collaborateurs travaillent sur une présentation partagée, le bouton Partager change pour refléter le nombre de personnes qui y travaillent (vous y compris). Comme mentionné ci-dessus, vous devrez enregistrer votre présentation périodiquement pour voir leurs modifications ou leur faire voir la vôtre. Une fois que vous avez enregistré, les ajouts de vos collaborateurs apparaissent dans votre présentation.

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Lorsque vous collaborez dans PowerPoint 2016 et 2019, vous devez enregistrer le document pour voir les modifications apportées par d'autres et partager vos modifications avec eux. (Cliquez sur l'image pour l'agrandir.)

Sachez que le bon fonctionnement de la collaboration en temps réel dépend de la puissance de votre connexion Internet. Sur les connexions lentes ou irrégulières, vous ne verrez pas immédiatement les modifications apportées par d'autres personnes et elles ne verront pas les vôtres immédiatement - il y aura un décalage. Il est donc toujours préférable, lorsque cela est possible, d'avoir la connexion la plus forte possible lors de la collaboration.

En plus de voir les modifications apportées à la présentation, vous pouvez communiquer avec vos collaborateurs par d'autres moyens. Le volet Partager affiche une liste des personnes qui ont accès à la présentation, avec une note sous leur nom indiquant si elles sont actuellement en train de modifier la présentation, et si ce n'est pas le cas, si elles ont un accès en édition ou en visualisation.

Cliquez ou passez votre curseur sur l'icône de toute personne travaillant sur la présentation, et un écran apparaît avec les différentes manières de contacter cette personne, y compris le chat textuel, le téléphone et la vidéo via Skype (si la personne a Skype) et e-mail. Cela vous permet de parler ou d'envoyer des SMS pendant que vous travaillez ensemble sur la présentation, ce qui rend la collaboration encore plus efficace.

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Cliquez sur l'icône d'une personne travaillant avec vous sur un document pour voir d'autres moyens de contacter cette personne. (Cliquez sur l'image pour l'agrandir.)