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7 façons inattendues d'augmenter la productivité grâce aux logiciels de collaboration

Dans de nombreuses entreprises, les avantages des logiciels de collaboration en termes de productivité sont évidents depuis longtemps : des communications plus faciles avec les collègues, un brainstorming plus efficace avec les membres de l'équipe à distance et la possibilité de partager du contenu, des fichiers et d'autres ressources avec n'importe qui, n'importe quand, n'importe où.

Mais à mesure que les outils de collaboration ont évolué, certaines organisations ont trouvé des avantages sur lesquels elles n'avaient pas compté, comme une transparence accrue, une meilleure résolution des problèmes et une planification de crise plus efficace.



Voici sept façons inattendues dont les logiciels de collaboration ont renforcé la productivité de l'entreprise, ainsi qu'un aperçu de certains des défis que les entreprises peuvent devoir relever en premier.



1. Transparence accrue

Les logiciels de collaboration peuvent augmenter la transparence dans le travail de chacun, a déclaré Gavin Woods, directeur du conseil chez PITSS, basé au Michigan, qui fournit une transformation numérique et une modernisation des applications pour les déploiements Oracle d'entreprise. L'ensemble d'outils de collaboration de l'entreprise comprend G Suite , JIRA , HipChat et Zoom .

Selon Woods, les tâches individuelles des membres de l'équipe - et l'état général d'un projet - sont devenues totalement transparentes et à jour, car les travailleurs peuvent se connecter à HipChat et à JIRA pour voir ce qui est actuellement en cours.



Nous savions dès le départ que nous serions en mesure de suivre plus facilement les progrès et de faciliter les discussions avec ces outils, mais nous ne nous attendions pas à atteindre le niveau de transparence que nous avons maintenant et les avantages que cela apporte, a déclaré Woods.

Cette transparence peut être utilisée au-delà du simple maintien des équipes internes sur la bonne voie ; il peut également être utilisé pour mettre en valeur le travail de PITSS à ses clients.

Ces clients servent souvent de parties prenantes, d'experts en la matière et de propriétaires de produits pour les projets sur lesquels nous travaillons, a-t-il déclaré. Il n'y a pas de meilleur moyen de rester en contact étroit avec eux et d'afficher nos progrès qu'à travers ces outils.



Les clients peuvent surveiller pratiquement tous les niveaux de la mise en œuvre d'un projet, a déclaré Woods. Le niveau de détail qu'ils choisissent de surveiller dépend d'eux. Nous avons ainsi intégré nos clients au processus et créé une transparence totale entre nos équipes internes et leurs équipes.

Sans son ensemble d'outils de collaboration, PITSS ne serait pas en mesure d'intégrer les clients dans nos processus de projet, a déclaré Woods. Notre rapport de situation hebdomadaire aurait nécessité un effort plus manuel et archaïque. Au lieu de cela, nous avons des numéros de budget automatiquement disponibles pour les parties prenantes. Nous avons des rapports d'avancement de sprint consultables à tout moment par les propriétaires de produits. Nous pouvons envoyer des messages à des experts en la matière à tout moment de la journée pour obtenir de l'aide.

Rien de tout cela n'aurait été possible sans ces outils.

2. Incitatifs aux employés

United Shore est une société de services financiers à croissance rapide, passant de moins de 1 000 employés à plus de 2 100 au cours des dernières années, selon Monica Haider, vice-présidente de l'engagement de la société. Elle a déclaré que l'entreprise s'était efforcée de maintenir une main-d'œuvre engagée et collaborative pendant la poussée de croissance et a découvert qu'un moyen d'atteindre cet objectif consiste à utiliser un logiciel de collaboration pour récompenser les travailleurs.

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United Shore utilise une version de Laboratoires Sensei ' La plate-forme de collaboration et de communication SenseiOS, que la société a baptisée UZone, a déclaré Haider. Une fonction « Payez au suivant » dans UZone offre des points de récompense aux membres de l'équipe pour diverses raisons, y compris les « Félicitations » reçues ou les « Idées brillantes » soumises. (Kudos est la fonction de reconnaissance par les pairs d'UZone ; Brilliant Ideas est pour le partage de brainstormings.)

Les employés peuvent transformer des points en dons de bienfaisance. Les membres de notre équipe aiment vraiment cette fonctionnalité car, grâce à leurs contributions, ils peuvent avoir un impact direct sur un organisme de bienfaisance auquel ils se sentent liés, a déclaré Haider.

La fonction Kudos permet à tout membre de l'équipe de reconnaître les autres membres pour leurs contributions aux piliers culturels de l'entreprise, qui incluent l'amélioration continue, le plaisir et l'amitié, et le service étant la responsabilité de tous, a déclaré Haider. La fonctionnalité encourage également un comportement positif et inspire les autres à contribuer à ces piliers culturels.

3. Planification de crise et exercices

Les logiciels de collaboration peuvent permettre aux organisations de planifier les crises et les urgences, a déclaré Michelle Vincent, responsable de la collaboration et de la formation pour les services d'information chez Mercy Ships. L'organisation utilise des navires-hôpitaux privés pour fournir des chirurgies gratuites aux résidents des pays en développement.

Mercy Ships utilise HipChat pour connecter nos différentes parties prenantes lors des exercices de crise, a déclaré Vincent. Avec un peu de chance, nous n'aurons jamais d'incendie ou d'autre situation d'urgence sur le navire. Mais nous comptons sur des exercices pour nous tenir prêts, et HipChat est un outil utile pour nous garder connectés en temps réel à cette fin.

Des exercices d'urgence sur le navire sont effectués presque chaque semaine, a déclaré Vincent, tandis que les exercices d'une équipe de gestion de crise impliquant plusieurs emplacements ont généralement lieu chaque trimestre. Avant de déployer HipChat, l'équipe utilisait une combinaison d'e-mails et d'appels téléphoniques pour communiquer. Ce combo a été jugé inefficace.

HipChat permet à l'équipe de communiquer en temps réel avec tous les participants, quel que soit leur emplacement, et de savoir qu'ils voient tous le même contenu en même temps, a déclaré Vincent. Étant donné que HipChat horodate également chaque élément de communication, il réduit la quantité qui doit être enregistrée manuellement à des fins de journal. L'équipe a trouvé que HipChat était un outil beaucoup plus efficace pour gérer les flux d'informations en cas de crise.

Quatre. Résolution de problèmes plus rapide et plus efficace

Un logiciel de collaboration peut être utilisé pour aider les utilisateurs à résoudre plus facilement les problèmes qui les empêchent d'avancer dans leur travail, a déclaré Woods de PITSS.

Les membres de notre équipe peuvent s'informer immédiatement s'il y a des développements ou des mises à jour importants qui pourraient avoir un impact sur le travail de quelqu'un, ou s'ils ont rencontré un obstacle dans leur tâche et ont besoin d'aide, a-t-il déclaré. Lorsque cela se produit, les membres de l'équipe peuvent lancer des vidéoconférences et des partages d'écran pour résoudre rapidement les problèmes, même si les travailleurs sont dispersés à travers le monde.

5. La capacité de créer une entreprise

Digital Reach Agency est une entreprise de marketing Internet avec 25 employés. L'agence existe sous sa forme actuelle depuis 2013, chaque employé travaillant à distance depuis son bureau à domicile dans 15 États américains.

Sans logiciel de collaboration, nous n'existerions pas, a déclaré Andrew Seidman, chef des opérations de l'entreprise. Des outils tels que Mou , Asana , Aller à une réunion , G Suite et Force de vente ont permis à l'agence d'embaucher les meilleurs travailleurs où qu'ils vivent et de faire évoluer le personnel rapidement selon les besoins et de rester une organisation hautement productive.

Il y a à peine 10 ans, un tel exploit aurait été difficile à réaliser, a déclaré Seidman. Les outils de collaboration étaient encore primitifs à l'époque. Aujourd'hui, ils continuent de s'améliorer, et notre compréhension de la façon de les utiliser s'améliore également.

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6. Faites appel à une équipe flash pour s'attaquer à un projet

Les outils de collaboration permettent aux organisations de puiser facilement dans l'économie des concerts pour un lieu de travail plus agile, en rassemblant des équipes flash en crowdsourcing pour se réunir et s'attaquer à des projets spécifiques, a déclaré Mary Hamilton, directrice générale d'Accenture Labs, la branche recherche et développement du cabinet de conseil Accenture.

Les logiciels de collaboration vous offrent de nouvelles façons d'accéder aux compétences et aux talents et de les réunir, a déclaré Hamilton. Les responsables peuvent se concentrer sur les tâches qui nécessitent le plus de collaboration, puis rassembler rapidement l'expertise nécessaire à l'intérieur ou à l'extérieur de l'entreprise.

Par exemple, un projet de conception de nouveau produit chez Accenture Labs prend généralement trois ou quatre mois. Mais en s'appuyant sur des outils de collaboration tels que Slack et en rassemblant une équipe flash de travailleurs, Accenture Labs a pu réaliser un tel projet pour un siège automobile de nouvelle génération en moins de deux semaines, a déclaré Hamilton.

La vitesse n'est pas nécessairement synonyme de qualité, bien sûr. Mais Hamilton a déclaré qu'Accenture Labs avait été approché par un fabricant de sièges d'auto de niveau 1 intéressé par le design créé par l'équipe flash. Le projet a été un succès car il a réuni une diversité d'idées et de personnes et leur a fourni les outils dont ils avaient besoin pour travailler ensemble efficacement, a-t-elle déclaré.

7. Apprenez de nouvelles compétences

Les logiciels de collaboration, combinés à l'économie des concerts et aux équipes flash, peuvent également permettre aux travailleurs de développer de nouvelles compétences qu'ils n'auraient peut-être pas autrement, a déclaré Hamilton. Par exemple, dans un marché de travailleurs fluide, les pigistes peuvent soumissionner pour des projets qui les aideront à développer de nouvelles compétences essentielles qui dépassent le cadre de leurs responsabilités actuelles. Et les gestionnaires peuvent affecter des sous-traitants externes pour qu'ils prennent en charge des tâches qu'un employé n'a peut-être pas le temps d'entreprendre ou les bases nécessaires qui lui permettent d'exceller. Cela permet à un employé de travailler sur des tâches qui ajoutent à ses compétences.

Dans la même veine, les outils de collaboration facilitent le transfert de tâches d'un travailleur à un autre, a-t-elle déclaré.

Comment éviter les obstacles à la productivité

Les avantages de productivité des logiciels de collaboration ne se produisent pas simplement ; les entreprises doivent souvent d'abord surmonter certains défis.

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Notre plus grand obstacle (à l'adoption) a été de lutter contre l'attitude « je l'ai toujours fait de cette façon » avec les gens qui ne veulent pas changer le logiciel qu'ils utilisent ou la façon dont ils l'utilisent, a déclaré Vincent. Fournir une formation pratique sur l'utilisation du logiciel et augmenter leur niveau de confort a fait une grande différence. Nous utilisons également des campagnes sociales dans Confluence pour attirer les gens dans l'outil et les habituer à participer au contenu. (La confluence est Le logiciel de collaboration d'équipe d'Atlassian .)

Alors que certains membres de l'équipe peuvent facilement adopter un nouveau logiciel de collaboration, d'autres peuvent attendre – et ce manque d'engagement peut rendre le logiciel moins utile, a déclaré Haider. Si l'adoption est mauvaise, les personnes qui sont intégrées finissent par quitter la plate-forme pour collaborer avec les personnes qui ne l'ont pas encore intégré, a-t-elle déclaré. Cela signifie finalement qu'ils ne peuvent pas du tout profiter de la plate-forme.

Ainsi, il est essentiel de s'assurer que toute votre équipe et chaque nouvelle embauche sont pleinement à bord, a-t-elle dit, pour tirer le meilleur parti du logiciel.

En outre, les entreprises doivent spécifier quel contenu est approprié et inapproprié à partager via des outils de collaboration, a déclaré Seidman. Par exemple, des fournisseurs tels que GIPHY offrent des GIF animés, une forme d'expression populaire dans les outils de chat et de messagerie tels que Slack. Mais au moins 25% des GIF animés ne sont pas adaptés au travail, a-t-il déclaré. Votre organisation doit donc insister dès le départ sur les lignes directrices pour une utilisation appropriée.

À quoi pourrait ressembler l'avenir

Les outils de collaboration pourraient bénéficier d'une plus grande intelligence, a déclaré Hamilton, et au cours des prochaines années, les entreprises devraient s'attendre à voir l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique de plus en plus intégrés aux outils.

A quoi ça ressemble, exactement ? Lors d'une collaboration en ligne, un assistant virtuel tel qu'Alexa d'Amazon, Cortana de Microsoft ou Siri d'Apple peut prendre des notes de réunion. Les assistants pourraient également réitérer à la conclusion de la réunion tous les points à faire de suivi qui ont été discutés et qui se sont portés volontaires pour assumer ces tâches, a déclaré Hamilton.

En outre, vous pouvez vous attendre à voir la réalité virtuelle (VR) jouer un rôle dans les futures collaborations, en particulier dans les équipes axées sur la conception, a déclaré Seidman.

Dans un sens, vous pourriez obtenir le meilleur des deux mondes, virtuel et physique, où vous avez une transcription en cours d'exécution en VR de ce qui se dit lors d'une réunion, vous avez des environnements distants connectés ensemble dans un espace de réunion virtuel, et finalement, vous avez un environnement social plus significatif dans un domaine numérique, a-t-il déclaré.