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11 bonnes pratiques pour les visioconférences Microsoft Teams

Vous pouvez passer la plupart de votre temps dans Microsoft Teams à collaborer avec vos collègues via des chats textuels, mais avec les employés de bureau du monde entier travaillant désormais à domicile, la tenue de réunions vidéo dans Teams a pris une importance croissante. Alors que Skype Entreprise existe toujours en tant que produit distinct pour les clients hérités, Microsoft a intégré ses fonctionnalités dans Teams, qui est inclus dans les abonnements Microsoft 365/Office 365 Business et Enterprise.

Il est facile de démarrer une réunion vidéo dans Teams, mais il existe des moyens d'améliorer l'expérience pour vous et les autres participants, qu'il s'agisse d'un chat vidéo informel avec des collègues ou d'une présentation client. Voici comment tirer le meilleur parti de Teams pour les visioconférences : les meilleures pratiques avant, pendant et après votre réunion.



Remarque : cette histoire s'adresse principalement aux utilisateurs professionnels dont les organisations ont un abonnement Microsoft 365 Business Essentials ou Business Premium ou un abonnement Office 365 E1, E3 ou E5 au niveau de l'entreprise. Bien que Microsoft propose une version gratuite de Teams, elle n'inclut pas la plupart des fonctionnalités couvertes dans cette histoire, telles que la possibilité de planifier ou d'enregistrer des réunions.



Avant la réunion

Pour configurer une visioconférence dans Teams, cliquez sur le bouton Calendrier icône dans la barre d'outils de gauche. Cela fait apparaître un calendrier dans la fenêtre principale de votre espace de travail Teams.

En haut à droite, cliquez sur le Nouvelle réunion bouton. L'écran Nouvelle réunion s'ouvrira sur la fenêtre principale. Tapez un titre pour la réunion, puis ajoutez les adresses e-mail des participants - ou, si votre carnet d'adresses d'entreprise est intégré à Teams, vous pouvez simplement commencer à taper leurs noms et les sélectionner dans la liste qui apparaît. Si vous souhaitez inviter des personnes sans les obliger à participer, cliquez sur le bouton Optionnel lien à l'extrémité droite du champ des participants et ajoutez-les dans le champ Facultatif qui apparaît.



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La planification d'une réunion dans Teams est simple et s'intègre aux contacts et au calendrier Office 365. (Cliquez sur l'image pour l'agrandir.)

Sur la ligne suivante, choisissez une date, une heure de début et une heure de fin. C'est tout ce qui est vraiment nécessaire pour organiser une réunion, bien qu'il existe des moyens d'améliorer votre invitation, que nous aborderons ci-dessous. Lorsque vous avez terminé de configurer la réunion, cliquez sur le bouton sauvegarder en haut à droite et l'invitation sera envoyée.

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1. Ajustez l'heure de votre réunion

Une façon de savoir si l'heure que vous avez choisie pour une réunion convient à tous les participants est de la programmer et de voir si quelqu'un s'y oppose. Il existe un meilleur moyen : en haut de la page Nouvelle réunion, cliquez sur le bouton Assistante de planification languette. En bas à gauche de la page qui apparaît, vous verrez une liste de tous les participants obligatoires et facultatifs que vous avez invités, avec un statut sous le nom de chaque personne : Disponible, Indisponible ou Inconnu. Ces informations sont basées sur des événements que les invités ont déjà programmés dans leur calendrier Outlook. À droite se trouve une vue du calendrier montrant les réunions déjà planifiées de chaque personne ombrées en violet.



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Utilisez l'assistant de planification pour vous assurer que toutes les personnes que vous avez invitées sont disponibles pour assister à votre réunion. (Cliquez sur l'image pour l'agrandir.)

Si au moins un de vos invités n'est pas disponible un jour de réunion que vous avez sélectionné, Teams déterminera automatiquement des horaires alternatifs, le cas échéant. Recherchez les heures de début et de fin que vous avez définies pour votre réunion vers le haut de l'écran ; juste en dessous, vous verrez les horaires suggérés pour la réunion. Cliquez sur l'une de ces heures suggérées, qui remplacera les heures de début et de fin que vous avez saisies à l'origine.

Vous pouvez également faire défiler les jours dans l'affichage du calendrier pour voir si un autre jour a moins de conflits que celui que vous avez initialement choisi. Si vous trouvez un jour et une heure qui conviennent à tout le monde, cliquez sur la date et les heures de début/fin près du haut de l'écran pour les modifier.

2. Partagez l'ordre du jour de votre réunion

Lorsque vous planifiez votre réunion, il est utile d'ajouter votre ordre du jour afin que tout le monde sache ce qui sera discuté lors de la réunion et puisse se préparer de manière appropriée.

Au bas de l'écran Nouvelle réunion se trouve une zone de composition dans laquelle vous pouvez ajouter un message à inclure dans l'invitation à la réunion. C'est un bon endroit pour mettre un bref ordre du jour de la réunion (en particulier dans un format facile à lire comme un tableau ou une liste à puces), mais nous vous suggérons de ne pas le faire trop long, car cela peut submerger les détails de la réunion dans l'e-mail d'invitation.

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Fournir un bref ordre du jour de la réunion aide les invités à se préparer pour la réunion. (Cliquez sur l'image pour l'agrandir.)

Si vous devez fournir un ordre du jour plus détaillé, il est préférable d'envoyer un e-mail séparé avec un fichier .doc ou PDF en pièce jointe - ou, si vous organisez la réunion dans un canal, vous pouvez publier une réponse au message d'annonce de la réunion avec l'ordre du jour ci-joint, tel que décrit ci-dessous.

3. Hébergez votre réunion dans un canal

Dans la plupart des cas, vous souhaiterez probablement inviter des personnes spécifiques à vos réunions, mais vous pouvez également configurer une réunion ouverte hébergée dans un canal particulier dans Teams. Lorsque vous faites cela, tous les membres de ce canal peuvent assister à la réunion. Cela peut être pratique si, par exemple, vous avez créé un canal pour un projet spécifique et que vous souhaitez que toute personne travaillant sur le projet puisse assister à la réunion.

Lorsque vous organisez votre réunion, cliquez sur le Ajouter une chaîne au milieu de l'écran Nouvelle réunion, et dans le menu déroulant qui apparaît, sélectionnez une équipe et un canal.

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L'hébergement d'une réunion dans un canal permet à tout membre du canal de rejoindre la réunion. (Cliquez sur l'image pour l'agrandir.)

Une fois que vous avez terminé de planifier votre réunion et cliquez sur le bouton Envoyer , il est annoncé sous forme de message sous l'onglet Publications de la chaîne, et chaque membre de la chaîne reçoit une invitation par e-mail. Tout membre de la chaîne peut poster une réponse à l'annonce, en ajoutant des fichiers ou d'autres informations pertinentes dans sa réponse.

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Les informations sur la réunion s'affichent dans l'onglet Publications de la chaîne. (Cliquez sur l'image pour l'agrandir.)

En publiant une réponse à votre propre annonce de réunion, vous pouvez joindre un ordre du jour de la réunion sous forme de document (comme un fichier .doc ou PDF). C'est un bon moyen de donner à vos invités et aux membres de votre chaîne un aperçu de ce qui sera discuté lors de votre réunion.

4. Testez votre matériel

Avant de diriger votre première réunion vidéo Teams, créez un appel test où vous pouvez configurer votre appareil pour qu'il fonctionne avec Teams. Vous devrez peut-être autoriser Teams à accéder au microphone, aux haut-parleurs et à la caméra de votre ordinateur, parfois à plusieurs endroits ; les versions récentes de macOS, par exemple, vous obligent à prendre l'étape supplémentaire d'accorder des autorisations dans les Préférences Système.

liste déroulante des formulaires

Prévoyez-vous de partager votre écran pendant la réunion ? Cela aussi peut nécessiter une autorisation distincte. Testez-le et obtenez tout au carré maintenant.

De même, si l'un de vos invités est nouveau dans les appels vidéo avec Teams, demandez-lui d'arriver 10 minutes plus tôt. Vous pouvez commencer la réunion plus tôt et leur donner une chance de faire fonctionner correctement leur matériel avant que la réunion ne commence.

Pendant la réunion

5. Utilisez un flou d'arrière-plan ou une image d'arrière-plan

Lors d'une visioconférence, une apparence professionnelle est importante, et cela inclut ce qui apparaît derrière vous à la caméra. La fonction de flou d'arrière-plan de Microsoft fait exactement ce qu'elle dit : brouille l'arrière-plan derrière vous. Alternativement, Microsoft fournit un ensemble d'images d'arrière-plan parmi lesquelles vous pouvez choisir pour apparaître derrière vous. L'utilisation d'un flou d'arrière-plan ou d'une image d'arrière-plan permet de faire ressortir votre image et les autres participants ne seront pas distraits par ce qui se trouve derrière vous dans la pièce.

Pour activer le flou d'arrière-plan ou une image d'arrière-plan avant vous rejoignez une réunion planifiée : en bas de l'aperçu vidéo qui vous montre à la caméra, cliquez sur le deuxième commutateur (l'icône représentant une photo). Un volet Paramètres d'arrière-plan apparaît sur la droite. Choisissez l'image floue en haut à droite pour activer le flou d'arrière-plan, ou choisissez l'une des autres images d'arrière-plan pour qu'elle apparaisse devant cette image. (Microsoft dit qu'à un moment donné, il vous permettra de télécharger votre propre image d'arrière-plan personnalisée, mais cette fonctionnalité n'est pas encore disponible.)

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Vous pouvez sélectionner un effet d'arrière-plan (un arrière-plan flou ou une image d'arrière-plan) avant d'entrer dans la réunion (illustré ici) ou pendant que vous y êtes. (Cliquez sur l'image pour l'agrandir.)

Pour activer un effet d'arrière-plan lorsque vous êtes déjà en réunion : Déplacez le curseur pour appeler la barre d'outils des commandes de réunion sur votre flux vidéo. Cliquez sur l'icône à trois points pour ouvrir le menu Plus d'actions, puis sélectionnez Afficher les effets d'arrière-plan . Vous verrez le volet Paramètres d'arrière-plan comme décrit ci-dessus. Lorsque vous effectuez une sélection dans le volet, vous pouvez cliquer sur Aperçu d'abord pour voir à quoi vous ressemblerez (cela désactive votre vidéo pendant la réunion), puis cliquez sur Appliquer et activer la vidéo pour qu'il apparaisse aux autres.

Notez que certains modèles de caméras frontales dans les ordinateurs portables ou autres appareils, ou certains modèles de webcam, peuvent ne pas être pris en charge par Teams pour les effets d'arrière-plan. Notez également que les effets d'arrière-plan ne sont disponibles que pour les réunions planifiées, pas celles à la volée.

6. Partage d'écran, ne pas trop partager

Si vous devez partager des informations affichées dans une application exécutée sur votre PC (par exemple, une feuille de calcul ouverte dans Excel), vous pouvez partager uniquement cette application et pas le reste de votre bureau. Cela concentre l'attention de vos participants uniquement sur ce que vous voulez leur montrer dans l'application. Et cela protège votre vie privée, car ils ne verront pas d'autres informations qui peuvent se trouver sur votre bureau, comme un calendrier ouvert ou une application de messagerie.

Pour partager une fenêtre d'application qui s'exécute sur votre PC, déplacez le curseur pour appeler la barre d'outils des commandes de réunion et cliquez sur le bouton Partager icône (la flèche sur un rectangle). Un panneau apparaîtra en bas. Les miniatures des applications qui s'exécutent sur votre PC se trouvent dans la catégorie Fenêtre. Cliquez sur la fenêtre de l'application que vous souhaitez partager avec les autres participants à votre réunion.

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Protégez votre vie privée en partageant une seule fenêtre d'application, plutôt que l'intégralité de votre bureau, avec les participants à la réunion. (Cliquez sur l'image pour l'agrandir.)

Notez également les autres options disponibles dans ce volet Partager. En plus de partager une fenêtre d'application spécifique, vous pouvez partager une présentation PowerPoint ; parcourez Teams, OneDrive ou votre ordinateur pour partager un fichier ; ou ouvrez un tableau blanc interactif que vous et les autres participants à la réunion pouvez annoter.

7. Profitez des sous-titres en direct

Si quelqu'un dans votre réunion est malentendant, n'est pas anglophone ou a du mal à entendre l'audio pour une autre raison, la fonction de sous-titrage intégré de Teams peut l'aider à mieux suivre la conversation. Il convertit automatiquement la parole en légendes qui apparaissent sous le flux vidéo en temps réel.

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Les participants à la réunion peuvent activer les sous-titres en direct, qui apparaissent en bas à gauche, pour mieux suivre la conversation. (Cliquez sur l'image pour l'agrandir.)

Chaque participant utilisant une application de bureau ou mobile Teams peut activer les sous-titres en direct pour lui-même, mais ce n'est pas disponible dans l'interface Web. Pour activer les sous-titres en direct, déplacez le curseur pour appeler la barre d'outils des commandes de réunion, cliquez sur l'icône à trois points pour ouvrir le menu Plus d'actions et sélectionnez Activer les sous-titres en direct .

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Sachez que la fonctionnalité de sous-titres en direct est actuellement testée en tant qu'aperçu et ne fonctionne que si vous parlez anglais. Cela dit, un groupe de Monde de l'ordinateur les éditeurs ont testé la fonctionnalité récemment et ont été très impressionnés par sa précision.

8. Enregistrez votre réunion

Il est facile de manquer des points importants lors d'une réunion, mais vous pouvez facilement enregistrer votre réunion. Le fichier vidéo sera enregistré sur le service Stream de Microsoft dans le cloud, et vous et les autres membres de l'équipe pourrez le regarder. Ceci est utile pour ceux qui ont manqué votre réunion ou pour toute personne qui a besoin de revenir sur ce qui a été discuté lors de la réunion.

Pour enregistrer votre réunion, déplacez le curseur pour appeler la barre d'outils des commandes de réunion, cliquez sur l'icône à trois points pour ouvrir le menu Plus d'actions et sélectionnez Commencer l'enregistrement à partir de cela. Les autres participants à la réunion verront une bannière les informant qu'ils sont enregistrés.

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L'enregistrement de l'audio et de la vidéo de vos réunions peut vous aider à revoir ce qui a été couvert et donner aux autres personnes qui n'ont pas pu y assister une chance de rattraper leur retard. (Cliquez sur l'image pour l'agrandir.)

Vous pouvez arrêter l'enregistrement à tout moment en cliquant sur l'icône à trois points et en sélectionnant Arrête d'enregistrer . L'enregistrement sera traité et enregistré dans Stream (ce qui peut prendre un certain temps), et après cela, vous et les autres personnes invitées à la réunion pourrez regarder la vidéo. (Nous couvrirons cela ci-dessous.)

9. Prendre des notes de réunion

Il n'est pas rare dans les réunions que des points importants soient soulevés ou que des actions soient décidées, puis rapidement oubliées une fois la réunion terminée. Pour faciliter le suivi de ces éléments, vous ou un autre participant pouvez prendre des notes qui seront enregistrées dans le cadre de la réunion dans Teams. Comme ils sont enregistrés avec la réunion elle-même, ils sont facilement accessibles pour une révision ultérieure.

Pour commencer, déplacez le curseur pour appeler la barre d'outils des commandes de réunion, cliquez sur l'icône à trois points pour ouvrir le menu Plus d'actions et sélectionnez Afficher les notes de réunion . Le volet Notes de la réunion apparaît sur le côté droit de la fenêtre Équipes. Clique le Prendre des notes et commencez à saisir des notes.

Une fois que vous l'avez fait, une barre d'outils de mise en forme apparaît qui vous permet d'appliquer des listes en gras, en italique, en surbrillance, numérotées et à puces, ainsi que d'autres mises en forme à votre texte. Clique le + icône pour ajouter un titre de section. Vous pouvez créer autant de sections que nécessaire pour organiser les notes. Si vous souhaitez réorganiser les sections, cliquez sur l'icône à trois points à droite de n'importe quelle section et sélectionnez Déplacer vers le haut ou Descendre .

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L'utilisation du volet Notes de la réunion joint automatiquement vos notes à la réunion dans Teams, ce qui facilite leur recherche ultérieure. (Cliquez sur l'image pour l'agrandir.)

Après la réunion

10. Partager l'enregistrement

Si vous avez enregistré la réunion, l'enregistrement (une fois qu'il a pu être traité et enregistré) sera accessible à vous et aux autres invités à la réunion via la page de discussion de la réunion dans Teams. Cela ne fait pas de mal de rappeler aux membres de votre équipe que l'enregistrement est là et prêt à être visionné à tout moment.

Vous ou l'un des autres participants pouvez y accéder en cliquant sur le bouton Discuter icône dans la barre d'outils de gauche. Dans le volet Chat juste à droite de la barre d'outils, sélectionnez la réunion au cours de laquelle vous avez enregistré la vidéo. Une miniature de l'enregistrement sera publiée sur l'onglet Chat de la réunion. Cliquez sur la vignette pour lire la vidéo.

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Une fois qu'il a été traité et enregistré, l'enregistrement de la réunion apparaît directement sur l'onglet Chat de la réunion. (Cliquez sur l'image pour l'agrandir.)

Alternativement, vous pouvez cliquer sur Calendrier dans la barre d'outils de gauche, recherchez votre réunion, cliquez dessus pour l'ouvrir, puis cliquez sur le Discuter onglet en haut de la fenêtre. L'onglet de discussion s'ouvre et vous verrez la vignette de l'enregistrement sur la page. La vidéo est également accessible à tous les participants via Flux Microsoft , et si vous avez hébergé la réunion dans un canal, vous trouverez la vidéo publiée en réponse à l'annonce de votre réunion dans l'onglet Publications.

Seule la personne qui a enregistré la réunion peut la partager avec des personnes qui n'ont pas été invitées à la réunion. Il existe plusieurs manières de procéder : si vous souhaitez partager la vidéo avec l'ensemble de votre organisation, cliquez sur l'icône à trois points à côté de la miniature de la vidéo sur la page à onglet Chat, et dans le menu qui apparaît, sélectionnez Partager , puis cliquez sur le Partager bouton.

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Si vous souhaitez la partager avec certaines personnes, cliquez sur l'icône à trois points à côté de la vignette de la vidéo et sélectionnez Obtenir le lien , puis cliquez sur le Copie bouton. Vous pouvez coller le lien dans un e-mail et l'envoyer à des destinataires spécifiques. Ou vous pouvez cliquer sur l'icône à trois points à côté de la vignette de la vidéo et sélectionner Ouvrir dans Microsoft Stream . L'enregistrement de la réunion s'ouvrira dans Stream et vous pourrez cliquer sur le bouton Partager bouton pour obtenir un lien de partage, l'envoyer par e-mail à des personnes spécifiques ou obtenir le code pour intégrer la vidéo dans une page Web.

11. Revoir et partager les notes de réunion

Si vous avez pris des notes de réunion, celles-ci sont également jointes à la réunion dans Teams. Vous ou les autres participants pouvez y accéder en cliquant sur Discuter dans la barre d'outils de gauche, en sélectionnant votre réunion et en cliquant sur le Notes de réunion languette. Alternativement, vous pouvez cliquer sur Calendrier dans la barre d'outils de gauche, sélectionnez votre réunion, cliquez sur le bouton Discuter onglet, recherchez l'annonce des notes de réunion et cliquez sur Afficher les notes en plein écran . Et, vous l'avez deviné, si vous avez hébergé la réunion dans un canal, les notes de réunion apparaîtront dans l'onglet Publications en tant que réponse à la publication d'origine sur la réunion.

Si vous ou un autre participant avez pris des notes à l'aide d'un outil différent, tel que Microsoft Word, vous pouvez les ajouter dans un message de suivi à la réunion elle-même ou à la publication à ce sujet dans le canal.

S'assurer que votre équipe peut examiner à la fois l'enregistrement de la réunion et les notes de la réunion aidera à clarifier ce qui a été discuté et à garantir que les éléments d'action ne sont pas oubliés.